Bonnes pratiques pour prévenir les impayés
Le milieu de l’entrepreneuriat est sujet à de nombreux pièges et défis. Entre les charges fiscales, les charges sociales, et de nombreuses autres situations désagréables, les entreprises sont confrontées à de nombreux freins. L’un des obstacles majeurs portant atteinte au développement des entreprises est la mauvaise foi des clients. En effet, de nombreux clients trahissent leur promesse de paiement après avoir lancé une commande ou après avoir bénéficié de la prestation d’une entreprise. Cette pratique entraine dans bien des cas de lourdes conséquences sur le rendement et la vie économique de l’entreprise. C’est donc à juste titre qu’il faille chercher des moyens efficaces pour s’en protéger. Découvrez ici quelques pratiques utiles pour prévenir les imprévus.
Se renseigner sur le client et sa solvabilité
S’informer sur le client est primordial pour éviter les impayés. Vous devez prendre des informations sur la moralité, les anciennes collaborations professionnelles, ainsi que la réputation de ce dernier. Pour avoir ces informations, il existe de nombreuses sources que vous pouvez explorer. Vous pouvez consulter en premier le répertoire SIRENE de l’INSEE. Il s’agit d’un répertoire exhaustif de toutes les entreprises qui exercent une activité en France, que ces entreprises soient françaises ou étrangères.
Les organismes publics peuvent aussi vous aider dans cette quête d’informations. Par ailleurs, vous pouvez par exemple, consulter le bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (le Bodacc). En plus de cet organe, vous pouvez aussi consulter d’autres sources d’ordre public comme :
- Les collectivités territoriales,
- Les greffes des chambres commerciales,
- Le ministère de l’Économie et de l’Industrie.
Vos contacts personnels constituent une source supplémentaire d’information pour vous. Ici, vous pouvez demander à vos collaborateurs s’ils connaissent le futur client et s’ils ont déjà fait affaire avec ce dernier une fois. Il s’agit sans doute de la méthode la plus efficace. Elle est cependant limitée en fonction de la portée de vos relations et de vos contacts.
Après avoir recueilli les informations relatives à la moralité de votre client, vous devez maintenant vous intéresser à sa solvabilité. L’accord d’un délai de paiement est une étape importante dans votre processus de collaboration. Avant de fixer ce délai, il est primordial de vous renseigner sur les capacités financières de votre futur client.
Pour avoir les informations nécessaires, vous pouvez vous référer à plusieurs sources comme le BFR, la capacité d’autofinancement ou encore les créances clients de votre futur collaborateur. Cela vous permettra d’évaluer de façon beaucoup plus rassurante le risque que pourraient représenter vos transactions.
L’évaluation de ce risque peut être réalisée par les experts d’un assureur crédit. Cette option est beaucoup plus conseillée d’autant plus que le rôle de ces experts est de prévenir les risques d’impayé. L’ensemble de ces informations collectées vous permettra de mettre en place des conditions de paiement adaptées à son profil financier.
Ces conditions doivent être communiquées entièrement à votre client afin d’éviter les risques d’incompréhension ou de contestation. Une fois que vous aurez maitrisé ce processus, les conditions de paiement seront pour vous un moyen idéal de négociation avec vos clients. Vous n’aurez qu’à les adapter au profil de chaque acheteur.
Élaborer des devis conformes
Pour vous mettre réellement à l’abri de toute situation d’impayé, il est conseillé de délivrer des devis qui intègrent toutes les mentions légales obligatoires. Les mentions obligatoires, les pénalités de retard ainsi que les conditions générales de vente sont des éléments cruciaux qui doivent figurer sur votre devis. Leur présence vous permettra de faire valoir votre raison devant la loi en cas de litige.
La facture finale délivrée après la conclusion de l’achat doit aussi inclure toutes ces mentions obligatoires. Plus précisément ici, cette facture doit faire mention des éléments comme les échéances et les modalités de paiement. En plus de cela, elle doit être libellée et présenter une forme explicite. Vous devez savoir ici que si vos factures ne respectent pas les règles en vigueur, vous n’aurez pas la possibilité d’ouvrir une procédure de recouvrement. Pour vous aider dans cette optique, il existe de nombreux logiciels de facturation.
La plupart de ces logiciels permettent de faire des factures respectant les exigences en la matière. Cependant, dans certains corps de métier, les mentions obligatoires des factures sont spéciales et peuvent varier. Des logiciels ont été aussi élaborés pour satisfaire ces entreprises spéciales dans la fourniture de factures légales. Par exemple, les sociétés spécialisées dans le BTP peuvent utiliser des logiciels comme Logiciel Obat disponible entièrement en ligne.
Trouver le logiciel de facturation idéal vous permettra de faire des devis conformes et de transformer ces derniers en factures. En plus de vous aider à inclure automatiquement les mentions légales, ces logiciels vous permettent également d’éviter les erreurs de calcul. Enfin, vous aurez aussi la possibilité de faire un suivi précis de tous vos clients.
Exiger un acompte ou d’autres garanties
Comme les impayés ont un impact néfaste sur la trésorerie de votre entreprise, vous pouvez vous en protéger en utilisant les systèmes d’acompte ou d’escompte. Ces deux procédés vous permettent de dissuader vos clients de s’endetter auprès de votre entreprise en vous garantissant au passage des rentrées d’argent dès le début de votre contrat.
L’acompte est une technique qui consiste pour le client à verser au préalable un pourcentage donné de la valeur totale de son achat. Cette technique vous permet d’encaisser très tôt, mais elle vous permet aussi de conserver les informations de paiement de votre client. L’escompte quant à elle consiste à accorder une remise au client moyennant un paiement anticipé de la part de ce dernier.
En dehors de ces deux techniques, d’autres types de garanties existent et ont aussi prouvé leur efficacité. Elles vous permettent de maximiser vos chances de recevoir votre paiement effectif. Ces techniques sont principalement au nombre de trois. De prime abord, on retrouve la lettre d’intention. Il s’agit d’une technique qui permet d’ajouter des garanties à un contrat. Cette garantie peut être par exemple, un engagement pris par une société mère d’honorer les dettes de sa filiale en cas d’incapacité de celle-ci.
Ensuite, nous avons le gage sans dépossession ou le nantissement. Ces deux techniques utilisent un bien comme garantie. Dans le cas d’un gage sans dépossession, il s’agit d’un bien meuble corporel. Le nantissement quant à lui concerne seulement les biens meubles incorporels. Enfin, on peut évoquer aussi la garantie à première demande. Comme le montre son appellation, cette technique permet d’obtenir du débiteur une partie du paiement dès que la première demande de payer est adressée sans y déroger.
Souscrire à une assurance-crédit incluant le recouvrement ou recourir à une société de recouvrement
Le rôle de l’assurance-crédit et des sociétés de recouvrement
L’assurance-crédit est un moyen très efficace de se protéger contre les risques d’impayé. Elle vous permet de développer votre entreprise en toute sérénité et d’aller à la conquête du monde entier. Cette solution est aussi un bon choix pour vous, car elle vous permet de bénéficier d’une analyse régulière sur l’état financier de vos clients et prospects. De plus, cette assurance vous facilite l’accès au financement. Il est important de préciser ici que l’intervention de l’assurance n’est pas que préventive. Elle vous réserve une option de recouvrement aussi.
Si vous tombez malgré tout dans les déboires de vos clients qui refusent de payer, d’autres solutions existent pour provoquer le paiement. Parmi ces nombreuses solutions, le recours aux sociétés de recouvrement se présente comme la meilleure solution. En effet, opter pour une société de recouvrement vous permet d’optimiser vos chances de recevoir votre dû.
Pourquoi et quand recourir au recouvrement ?
Avant de penser à une procédure de recouvrement, il est généralement conseillé de relancer d’abord les débiteurs à l’amiable. En effet, des situations imprévues peuvent survenir à tout moment lors de l’exécution d’un contrat et entrainer par ricochet un retard de paiement. En prenant ce facteur en compte, vous pouvez adresser de simples relances à l’amiable à votre client. Les relances peuvent aussi être automatisées à travers un logiciel.
Il est cependant conseillé de conserver rigoureusement les preuves de ces relances, pour prouver votre bonne foi à l’égard de votre débiteur. En cas d’inefficacité des relances à l’amiable, vous pouvez adresser une lettre mise en demeure à votre débiteur en vous faisant assister d’un avocat.
La procédure de recouvrement est mise en œuvre ici lorsque les relances à l’amiable se sont toutes montrées infructueuses. Il existe plusieurs voies de recouvrement devant la justice. L’injonction de payer est la première. Cette méthode permet d’obtenir un titre exécutoire par décision du juge, c’est un ordre de payer qui est adressé au débiteur par le juge. Il s’agit sans doute de la solution la moins couteuse, car elle nécessite uniquement 40 euros.
Les deux autres solutions sont le référé provision et l’assignation en paiement. La première consiste à faire comparaitre le débiteur devant le juge afin que ce dernier verse une provision. Cette solution est utilisée le plus souvent par des clients en proie à des difficultés financières.
La dernière solution qu’est l’assignation en paiement consiste en un procès dirigé contre l’entreprise débitrice. Il s’agit d’une procédure longue et très couteuse financièrement. Elle est recommandée uniquement pour les créances dont la valeur est très élevée. Cela s’explique par le fait que le recours à l’assignation peut vous faire perdre plus d’argent que vous n’allez en gagner.
